|
Det finnes tre veier inn til hovedsiden for fravær: I hovedmenyen finnes menypunkt “Fravær”, hurtigmenyen til venstre har menypunktet fravær og Widget har knappen “Gå til godkjenning”. Alle disse leder til fraværsbehandlingens hovedside.
Fravær til godkjenning Listen som heter “Til godkjenning” viser alle fraværsforespørsler på aktiv avdeling og underliggende. Disse er i utgangspunktet sortert med de av nyest dato øverst, men her har man muligheten til å sortere på hvilken av de oppgitte kolonnene man ønsker. I tillegg har man filtreringsmulighet i overskriftene ved å klikke på det lille traktsymbolet.Tabellen har også mulighet for gruppering ved å dra og slipp ønskede kolonner man vil gruppere på opp til feltet over tabellen.
Forespørsler som er under behandling legger seg i bunnen og viser dette med en blå farge helt til venstre fremfor den grå som betyr at forespørselen er ubehandlet. I tillegg er skriften i kursiv. Foreløpig er det noen utvalgte fravær som ikke kan behandles som forespørsel eller nytt fravær i ledermodulen på grunn av kompleksiteten det innebærer:
Disse vil ligge i listen over forespørsler, men godkjennknappen er inaktivert. Disse kan likevel avvises, sendes tilbake og settes til under behandling.
Behandle forespørsler På hver linje i forespørselslisten vil man helt til høyre normalt finne fire ikoner/knapper. Har man ikke tilstrekkelige rettigheter kan knappene være grå, dvs. at funksjonaliteten er utilgjengelig for brukeren. Disse går til velkjent funksjonalitet som finnes i Dashboardet i Gat som er hhv.:
Det finnes også et femte symbol for forespørsler som krever anbefaling. Dersom en leder skal anbefale en forespørsel så vises listen med det femte ikonet som er et blått spørsmålstegn med en sirkel rundt.
Helt til venstre på hver linje finnes en avkrysningsboks. Velger man en eller flere forespørsler, så får man tilgang til tre knapper i bunnen av bildet. Her kan man enkelt behandle en eller flere forespørsler samtidig, enten ved å:
Alle fravær Alle registrerte fravær for alle ansatte på aktiv avdeling eller underliggende vil vises i listen over “Alle fravær”. I utgangspunktet viser den fravær 14 dager bakover i tid og en måned fremover, fra dagens dato. Disse datoene kan man endre på ved å klikke på datoene over tabellen med fraværene. Her kan man velge et annet datointervall, men av hensyn til ressursforbruk har vi satt en begrensning på maks et år i visningen. Det vil si at hvis man velger en dato langt bakover i tid så vil tildatoen bli begrenset automatisk.
På venstre side i listen over fravær finner vi samme fargekoding som vi benytter i GatGo. Her betyr hhv. orange markering fraværstypene ferie og avspasering, og rød markering er resten av fraværsgruppene.
Nytt fravær Trykker man på knappen “Nytt fravær” (øverst til høyre på websiden), åpnes vindu for å registrere nytt fravær. Registrering av fravær i MinGat Leder differensierer litt fra hvordan det gjøres i Gat. Fraværsdetaljene må fylles ut, og det første man velger er hvilken ansatt som skal fraværsføres. Ansattlisten inneholder alle ansatte med stillingsforhold på gjeldende avdeling(er). Alle ansatte listes med navn, avdeling (stilllingsforhold) og stillingsprosent. Nedtrekkslisten er et søkefelt og man kan starte å skrive og listen oppdateres fortløpende. Søket går mot alle felter, så man kan skrive inn navn, avdeling eller et tall. Skriver man f.eks. inn tallet 100, så vil du få alle med 100% stillingsforhold og avdelinger med 100 i avdelingskode eller navn. Dersom listen ikke inneholder tilstrekkelig informasjon for å kunne velge riktig ansatt/stillingsforhold, så er det mulig å “åpne” ansatt linjen ved å trykke på pilen til venstre for navnet. Da vil man få mer informasjon om stillingsforholdet som internt stillingsnummer, regelsett og stillingskategori.
Når man velger en ansatt/stilling, så fylles avdeling automatisk ut.
Videre velger man om dette fraværet er av typen "en dag", "timefravær" eller "flere dager". Ut fra disse valgene (avdeling og fraværstype) får man opp en liste med tilgjengelige fraværskoder.
Dersom man har registrert et fravær med en fraværskode som kan registreres på overordnet nivå, så vil man få anledning til å endre avdeling. Listen over avdeling viser da kun avdelinger direkte oppover, evt. nedover i avdelingsstrukturen. Hvilke avdelinger som dukker opp i denne listen avhenger av nivårettighetene man har.
Noen fraværskoder er satt opp med fraværsegenskaper og diverse tilleggsinformasjon som enten må fylles ut eller som er til informasjon. Dette dukker opp på en egen fane der dette er aktuelt. Det røde tallet øverst til høyre på fanen indikerer antall obligatoriske felt som må fylles inn. I tillegg er obligatoriske felt markert med en rød stjerne. Begge disse feltene må fylles inn før man får registrert fraværet. Forskjellige varianter av dokumentasjon og elektronisk signering kan også registreres.
På samme måte som i Gat så listes vakter som blir berørt av fraværet tabell på høyre side under fraværsregistreringen under fanen “Fraværsvakter”. Fanen “Planlagte vakter” vil vise disse vaktene sammen med vakter på andre avdelinger som ikke nødvendigvis berøres av dette fraværet.
Det er mulig å generere ledige vakter i listen med fraværsvakter ved å velge avkrysningsboksen i andre kolonne merket "L".
Ved å trykke på pilen til venstre, kan man “åpne” linjen får å se mer informasjon om vakten som fraværsføres.
Planlagte vakter viser også vakter på andre avdelinger:
Noen fravær og avdelinger er knyttet opp mot automatisk IA-oppfølging. Dette fungerer på samme vis som i Gat ved at det opprettes en IA-sak. Denne følges opp videre i Gat og man vil få varsler i Dashboardet når det kreves tiltak/oppfølging.
Dersom man fraværsfører vakter hvor det finnes oppgaver, så vil brukeren bli varslet når fraværet lagres.
|