|
Fase 1: Når ønskeplan administrator/leder har opprettet en ny ønskeplanperiode og satt denne perioden i fase 1 vil denne bli tilgjengelig i MinGat for ansatte som ligger i den aktuelle planen. Øverst til venstre i planen vises navnet på planen, hvilken avdeling planen tilhører samt tidsperiode for ønskeplanen. Øverst til høyre vises den ansattes navn og avdeling.
Ønskeplanen: Til venstre i selve planen vises en kolonne med måned og kalenderuke. Hint over kolonne viser årstall og planuke. Alle varsler som gjelder uke vil vises her. Til høyre i planen vises en kolonne for ukesum. Dersom antall planlagte timer for en uke overskrider grense for tillatt antall planlagte timer, vil ukesum vises med rød skrift. Vis uken før og etter denne ønskeplan kan velges på toppen og bunnen av ønskeplanen. Hver dag i ønskeplanen markeres med en celle. Innhold i cellens overskrift:
I ønskeplanen bruker vi fargene til vaktkodene slik de er satt opp i Gat. Utjevning på vakt markeres med et dobbelpil-symbol til høyre for vaktkodens klokkeslett. Utjevning av vakter fra baseplan vil alltid bli fjernet dersom en vakt endres i ønskeplanen. For å få tilbake en utjevnet vakt fra baseplan må man bruke funksjonen "Sett baseplan". Veto på vakt markeres med en svart ramme rundt vaktkoden. Fravær markeres med en lilla bakgrunnsfarge i cellen. Dersom en vaktkode enten er satt opp til å ikke kunne brukes på helligdager, enkelte ukedager, gjelder kun for spesielle grupper eller kun brukes for administrasjon, vil ikke denne vaktkoden være tilgjengelig i listen over vaktkoder i nedtrekksmenyen. Dersom en slik kode skrives inn direkte i cellen vil cellen blankes ut automatisk.
Sett inn vakter/fravær: Du kan ønske dine vakter gjennom enten manuell redigering eller via redigeringsvinduet. Fravær kan kun legges in via redigeringsvinduet.
Manuell redigering: Dette gjøres gjennom å markere en celle slik at markøren blinker i feltet for vaktkode. Deretter skrives ønsket vaktkode inn. Man kan navigere mellom celler/dager ved å bruke piltast venstre/høyre/opp/ned eller ved bruk av mus. Dersom man ønsker å blanke ut en celle så kan det enkelt gjøres ved bruk av Space knappen på tastaturet.
Redigeringsvindu: For å åpne vinduet trykker du på feltet i cellen slik at et redigeringssymbol blir synlig. Trykk deretter på redigeringssymbolet slik at redigeringsvinduet åpnes. Vinduet består av to hovedvalg:
Ny vakt: Vaktkodene er plassert i ulike faner, gruppert etter vaktkategori, dvs Dagvakt, Aftenvakt, Nattvakt, Frivakt og Øvrige (inneholder vaktkoder fra resterende vaktkategorier). I tillegg vises en fane for Sist brukt. Denne fanen viser de sist valgte vaktkodene, hvilket skal gjøre det enklere og raskere å velge vakter, hvis det kun er noen få som brukes. Nytt fravær: Fravær er plassert i faner, gruppert etter fraværsgruppe, dvs Avspasering, Ferie, Sykdom, Permisjon og Annet fravær. For å registrere et fravær velger man en fraværskode, antall dager/uker og trykker på knappen Sett inn. Et fravær kan opprettes for flere dager/uker per registrering. Det er mulig å endre, fjerne eller legge til vakter i et fravær.
Øverst i midten av vinduet vises informasjon om eksisterende vakt og /eller fravær i celle på valgt dato. Ved vakt vises vaktkode med tilhørende klokkeslett. Ved fravær vises vaktkode og fraværskode sammen med kode og navn på fravær. Øvrige valg i dette vindu vises oppe til høyre:
Vinduet lukkes automatisk ved bruk av de ulike valgene. Vinduet kan lukkes/avbrytes ved å trykke på krysset i øvre høyre hjørne. F.eks når ingen valg er foretatt.
Gyldighetsperiode: Dersom brukeren/den ansatte ikke er gyldig hele ønskeplanperioden, vil dette vises ved at cellene frem til start og/eller etter slutt på gyldighetsperioden er gråskraverte. Det betyr at disse cellene/dagene ikke er tilgjengelige for planlegging.
Veto: I fase 1, ved endring av en vaktkode som brukeren i utgangspunkt har satt veto på, er dette mulig uten å måtte fjerne veto på eksisterende vakt. Det betyr at veto blir liggende på ny vakt. Forskjeller i bruk av poeng ved veto vil bli beregnet i bank. Du kan fjerne veto på vakt før endringer på vaktkoden gjøres. I redigeringsvindu finnes egen knapp for dette. Eksempel på endringer du kan gjøre på vakt med veto:
Ferdigstille ønsker: Alle endringer du gjør lagres automatisk. Men for at endringene skal være synlig for leder og lagres til Gat, må brukeren sende endringene til leder. Dette fungerer som en veileder med 4 ulike statuser:
Varslinger: Varsel er inndelt i tre kategorier: - Varsel per dag - Varsel per uke - Varsel for linje (stilling, gyldighet, banker m.m) Oversikt over varslinger, ligger under Meldinger som vises oppe til venstre over kalenderen. I Meldinger aggregeres varsel fra dag og uke. Men det vil kun vises et generelt varsel når det finnes feil eller advarsel på dag eller uke, uansett om det finnes flere dager/uker med varsel av samme type. Dette er gjort for å begrense antall varsel i Meldinger, slik at du skal få bedre oversikt og unngå dobbel varsling. Eksempel: Det finnes 2 dager med advarsel om brudd på hviletid mellom vakter. Dette vil varsles på hver av de to dagene med informasjon om hvilke vakter det gjelder. Men under Meldinger vil dette varsles om at det finnes brudd på hviletid i planen. Varslinger kan ha to forskjellige status:
Oversikt (sidepanel): Plassert på høyre side av kalender. Kan lukkes og åpnes ved hjelp av pil-symbolet. Åpen som standard på normal skjerm (PC/Mac) og lukket på mindre enheter som telefon og nettbrett. Oversikten inneholder 6 faner som kan vises/skjules gjennom et trykk på ønsket fane:
Status: Inneholder 1) regnskap for timer ønsket/forventet og differanse, 2) antall veto brukt/tilgjengelig i fase 1, 3) antall opplÃ¥sninger brukt/tilgjengelig i fase 2 og 4) stillingsprosent og regelsett.
Banker: Bank er i sin visning forenklet slik at det nå skal være lettere å forstå de ulike postene for innskudd (+ i banken) og uttak (- i banken). Ved åpning av fanen vil en enkel visning av banker presenteres på en rad. Denne viser et sammendrag av hva du har med deg inn i ønskeplanen, totalsummen av endringer i planperioden og hva du sitter igjen med etter planperioden. Med planperioden menes ønskeplanen. Hvis du vil se utvidet informasjon trykker du på bankens navn i blått. Her får du en visning som inneholder 4 poster:
Andre på vakt: Informasjon om hvilke vakter andre ansatte har ønsket seg. Viser kun ansatte med aktive vakter, ikke ansatte med frikoder. Hvis brukeren har en vaktkode aktuell dag vil brukeren vises under aktuell vaktkode i grå farge. Ønsket dag må markeres i kalenderen for å aktivere visning i fanen. Fanen krever som før at huk for “Vis andre på vakt samme dag” er satt på ønskeplanperioden, for å være tilgjengelig.
Vaktsummering: Her vises summering av vaktkategoriene Dag, Aften og Natt med minimums- og maksimums grenser satt på Arbeidsplanoppsettet for denne ønskeplanen i Gat.
Vaktkategorisummering: Viser en summering av samtlige vaktkategorier brukt i ønskeplanen.
Kommunikasjon: Her kan du legge inn en melding til leder som leder igjen vil kunne se i den aktuelle ønskeplanen. Dersom leder legger inn en melding i ønskeplanen i Gat til den ansatte, vises dette når du logger deg på MinGat eller trykker på "Påminnelser" inne i MinGat. Som standard er feltet “Melding fra bruker” tilgjengelig. Feltet “Melding fra leder” vises kun dersom leder har skrevet en melding.
Andre funksjoner: Øverst til høyre i ønskeplanen vises navn på bruker og aktuell avdeling. Her finnes en nedtrekksmeny med flere funksjoner:
Automatisk fasestyring: I ønskeplaner med automatisk fasestyring vil det i ønskeplanklienten stå antall dager igjen til neste fase. Teksten er plassert i forbindelse med visning av aktuell fase oppe til høyre i vinduet. Varslingsteksten er lagt til fordi funksjonen rundt lagring av endringer i ny ønskeplan har endret seg fra tidligere ønskeplanklient. I ny ønskeplanklient blir endringer på ønsket turnus lagret midlertidig. Vær oppmerksom på at disse endringene blir borte ved bytte av fase. For at endringene skal lagres til Gat brukes funksjonen “Send til leder”. Derfor er det viktig at du sender endringene før fase skiftes, spesielt ved automatisk fasestyring.
Enter topic text here. |